Kantelberg’s Tipps zu virtuellen Meetingräumen

Teil 2: interaktive Meetings und virtuelle Konferenzräume

Es mag so scheinen, als bräuchten Firmen keine virtual classrooms. Dieser Aussage können wir mit all unserer Erfahrung jedoch nur vehement widersprechen. In virtuellen Meetings verlieren Menschen viel schneller die Aufmerksamkeit und sind abgelenkt. Das kann solche Meetings ineffektiv, noch anstrengender und mitunter nahezu unbrauchbar machen. Neben erstmal zu formulierenden klaren Regeln, wie solche Meetings bei Ihnen ablaufen sollten, hilft vor allem eines für das Gelingen: eine hohe Taktung an Interaktionsmöglichkeiten und die Einbindung aller Beteiligten. Besonders bei der Bearbeitung von komplexen Themenstellungen, bei Themen, die erst eine Erarbeitung benötigen (und nicht nur eine „Verkündigung“) reichen einfache Telefonkonferenztools nicht mehr aus. Wir versuchen daher, unsere Geschäftspartner dafür zu sensibilisieren, nicht nur für Besprechungsräume und Arbeitsplätze in der realen Welt Ressourcen zur Verfügung zu stellen (überlegen Sie mal, wie viele Experten sich für Büro- und Bildungsräume Gedanken zu Licht, Akustik, Arbeitssicherheit, Hygiene, Konferenztechnik, Ergonomie etc. machen!), sondern auch in virtuelle Arbeitsumgebungen zu investieren!
Neben den klassischen Funktionen, die eine Videokonferenz bietet, kommen bei virtuellen Workshopräumen einige wichtige Funktionen hinzu. Alle hier vorgestellten Räume bieten verschiedene Rollen mit verschiedenen Rechten für die Teilnehmenden, sodass (wie in „echten“ Workshops) die Moderierenden erweiterte technische Rechte haben als die Teilnehmenden. Ein weiteres Asset von virtuellen Klassenzimmern / Workshop-Räumen: Sie ermöglichen bei manchen Tools die Arbeit sowohl plenar als auch in kleinen Gruppen (sog. Break out group-Technologie). So wie im echten Leben.

Vitero Inspire

Nicht umsonst wird Vitero branchenintern der „Porsche“ unter den virtuellen Workshopräumen genannt. Dies hat viele Gründe. Wie der Porsche kommt auch Vitero aus Stuttgart, was in Sachen Datenschutz natürlich erstmal ein großer Pluspunkt ist. Auch die Ausstattung ist Porsche ähnlich. Und natürlich der Preis.
Funktionen: Die Version Vitero Inspire bietet alles, was sich Workshop-moderierende und Workshop-teilnehmende wünschen: Schreiben auf Karten / Post-Its, Punkte kleben für Priorisierungen, Umfragen und Emojis, um die eigene Stimmung kundzugeben. Außerdem ist das Programm einem Workshopraum im realen Leben nachempfunden und das spürt man einfach. Hier kommt echte Workshop-Atmosphäre auf. Da es browserbasiert funktioniert, sind die Funktionen auf allen Endgeräten gleich, egal ob Windows, Mac, Tablet oder Handy. Ein Haken hat es aber doch – so wie es auch beim Porsche Haken gibt 😉 – Momentan können nur zwei Kameras gleichzeitig eingeschaltet sein. Man kann also nicht die gesamte Gruppe gleichzeitig im Video sehen, dafür gibt es jedoch bebilderte Avatare. Im Laufe des Jahres soll die Anzahl der aktiven Kameras nach Aussage der Firma erhöht werden.
Preis: etwas zum Stöhnen, denn er kommt der einer zweiten Büromiete gleich. Da die Preise jedoch ganz an den Bedarf angepasst sind, gibt es von Vitero keine klassischen Preisauskünfte, sondern nur ein auf Anfrage zugeschnittenes Angebot.

Wir lieben Vitero sehr, es gibt uns als Moderatorinnen die Möglichkeit, alle Teilnehmenden aktiv zu beteiligen mit richtigen, echten Workshop-Materialien, wie wir es in „echten“ Workshops auch tun würden. Und da man sich wie in einem richtigen Raum fühlt, kann man dafür auch schon mal Raummiete zahlen 😊.
Vitero Inspire

Yulinc 5 von Netucate

Unser zweit-liebstes Tool. Wie schon Vitero bietet es viele, sehr gute Funktionen, die ein Workshopraum haben sollte, und funktioniert browserbasiert und damit auf allen Endgeräten.
Funktionen: Eine besondere Funktion hier ist, dass Fragen und Antworten nicht im Chat gestellt werden müssen, sondern es dafür ein Extra-Tool gibt. So gehen Fragen an die Moderierenden nicht unter. Anders als Vitero bietet Yulinc Räume, die auch zum klassischen Videokonferenz-Meeting geeignet sind. Was uns hier fehlt, sind die Emojis, um mit den anderen zu teilen, wie man sich fühlt oder etwas beurteilt.
Preis: deutlich unter dem Porsche, auch hier sind die Preise angepasst an die Dinge, die man wirklich braucht und deshalb nur auf Anfrage zu erhalten. Ein besonderes Plus bekommt Yulinc 5, da man es auch minutenweise abrechnen kann, wenn man es nicht zu häufig nutzt.
Ein absolut empfehlenswertes und flexibles Tool, in dem viele Funktionen extra hinzugebucht werden können. Yulinc 5 Netucate

Adobe Connect

Da es hier um eine persönliche Einschätzung geht, nehmen wir uns raus, Adobe Connect nur ganz kurz zu beschreiben, auch wenn wir es bei einigen Kunden aktiv nutzen und darin auch Berater*innen und Trainer*innen ausbilden. Ähnlich wie Yulinc und Vitero, gibt es uns als Moderatorinnen durch viele Funktionalitäten die Möglichkeit, eine Workshop-Atmosphäre zu schaffen. Allerdings sieht dabei alles ein bisschen aus wie Windows 97, auch wenn es sehr gut funktioniert. Das Erscheinungsbild kann für alle Teilnehmenden allerdings abschreckend sein. Ein Vorteil zurzeit: Wenn die Bandbreite reicht, können sich theoretisch alle Anwesenden per Video und Audio zuschalten. Kollaboratives Arbeiten ist möglich, wenn auch nicht an einem Dokument.
Funktionen: Video und Audio für alle, Umfragen, Zeichnen auf Whiteboard oder Folie, Chat und verschiedene Emojis, die Zustimmung oder Ablehnung der Teilnehmenden anzeigen.
Preis: Vielleicht ein kleines bisschen weniger als der Porsche? In der kleinsten Version gibt es Adobe Connect ab 120€ monatlich. Adobe Connect

Außer Konkurrenz  – BigBlueButton

Warum außer Konkurrenz? – Weil es das einzige OpenSource-Tool ist und damit schonmal einen riesigen Applaus verdient. Die Universität Ulm und auch die Stadt Ulm haben mit BigBlueBotton Lernplattformen eingerichtet, sodass darüber nun Unterricht erfolgen kann (ebenso wie an anderen Hochschulen und Schulen). Da es eben eine OpenSource-Software ist, können Sie selbst Anpassungen vornehmen (Achtung, dafür sind Fachexperten gefragt!).
Funktionen: Unserer Einschätzung nach ganz ähnlich wie bei Adobe Connect.
Datenschutztechnisch kriegt auch BigBlueButton einen Pluspunkt, da es auf eigenen Servern betrieben werden kann. Als kleineres Beratungsunternehmen ist uns aber der Aufwand zu hoch und unser technisches Know-how nicht ausreichend.
Preis: Welche Kosten entstehen, können wir ehrlich gesagt nicht sagen, da fehlt uns die Erfahrung.
Als wir es ausprobiert haben, hat alles ruckelfrei und sehr gut funktioniert. Also: thumbs up! Und wir kennen einen spitzenmäßigen Experten für dieses Tool – funken Sie uns einfach an! BigBlueButton

Bildquelle: BigBlueButton

Weitere hilfreiche Tools, die wir bereits zur virtuellen Zusammenarbeit genutzt haben:

Sie haben in Ihrer Organisation schon ein Tool, das aber Ihre Bedürfnisse nach Interaktion und Beteiligung nicht erfüllt? Probieren Sie bei virtuell bereits fitten Teams doch einfach mal, Ihr vorhandenes Tool durch weitere Online-Austauschmöglichkeiten zu ergänzen. Achten Sie dabei jedoch immer darauf, wie strikt Ihre Organisation den Einsatz von Tools außerhalb der Firma sieht.

Umfrage-Tools: Mentimeter und Sli.do (in der Basic Version können einige Umfragen gratis angelegt werden).
Sammeln von Ideen und allem, was so gesammelt werden soll, auf Kärtchen: z. B. Ideaboardz.com: Alle Teilnehmenden können auf Kärtchen schreiben, die nach Themenkomplexen sortiert sind. Ziemlich coole Sache.
Erstellen von Mindmaps: z. B. Mindomo, auch hier gibt es eine kostenfreie Basic Version.
Gemeinsames Notizbuch: Für alle Office365-Besitzer und -Besitzerinnen funktioniert das am unkompliziertesten über Microsoft One Note. Es ist ideal, z. B. zum Protokoll führen und zur anschließenden Aufgabenverteilung, zum Sammeln von Ideen, und und und.

Sie wollen wissen, wie man einen Workshop unter Einsatz verschiedener Tools durchführen kann? Sie wollen Ihre Trainer*innen und Berater*innen fit machen in der Konzeption von virtuellen Formaten und im Moderieren virtueller Workshops? Dann schauen Sie bei unseren Angeboten vorbei: https://www.kantelbergs.de/virtuell/ oder melden Sie sich bei uns direkt über das Kontaktformular.